Gemeentefusie bij lokale besturen: hetzelfde talent in nieuwe organogrammen

In Vlaanderen krijgen gemeentebesturen steeds meer verantwoordelijkheden toegewezen. Daardoor krijgen lokale besturen veel daadkracht in handen om een ambitieus beleid te voeren en innovatieve projecten te lanceren. Tegelijkertijd is er een keerzijde van de medaille: op de huidige arbeidsmarkt zijn de geschikte talenten om die doelen te ondersteunen schaars. Een schaalvergroting dringt zich bijgevolg op om succesvol oplossingen te bieden voor de complexe vraagstukken waarmee gemeenten te maken krijgen. Bijkomend betekent fusioneren ook een besparing van overheidsmiddelen op lange termijn.

Vrijwillige gemeentefusies in de toekomst verplicht?

Momenteel zijn gemeenten vrij om een fusie door te voeren zoals zij zelf willen. Voorzichtig tasten ze daarbij af welke voordelen samensmelting met hun buren kan hebben. Vooral kleinere gemeenten lijken elkaar daarbij te vinden. Zo zullen Meulebeke en Tielt – goed voor in totaal net geen 32.000 inwoners – vanaf 2025 de handen in elkaar slaan en ook Bilzen en Hoeselt kiezen voor samensmelting.

Bestuurskrachtmetingen

Via bestuurskrachtmetingen (ook: bestuurskrachtanalyses) worden de gevolgen in kaart gebracht van een mogelijke fusie of intergemeentelijke samenwerking. Daarbij ligt de focus op de capaciteit van de betreffende gemeenten om de uitdagingen waarmee ze geconfronteerd worden tot een goed einde te brengen, los van elkaar of bij verenigde krachten.

Die vergelijking van verschillende scenario’s biedt inzicht in de complementaire sterktes van de gemeenten in kwestie. Zo kunnen die geïnformeerd beslissen of de samensmelting plaatsvindt en zo ja, op welke manier.

Verplichting van gemeentefusies

Vlaanderen legt nog geen fusies op, al zou dat binnen enkele jaren weleens kunnen veranderen. Recent onderzoek concludeerde namelijk dat de overheid het proces van eenmakingen best zelf meer gaat aansturen, omdat de schaalvergroting bij gemeenten momenteel erg traag en soms moeizaam verloopt. Idealiter gebeurt dat tegen 2030, luidt de aanbeveling.

Nieuw organogram vergt koorddansen

Het hoeft niet te verbazen dat de onderhandelingen tussen gemeenten in de meeste gevallen tijd vragen. De impact van een gemeentefusie op de werking van lokale besturen is immers niet te onderschatten. Door samensmelting vergroot weliswaar de slagkracht van beide gemeenten, maar eerst moet een belangrijke horde worden genomen: een ingrijpende hertekening van de interne structuur.

Delicaat evenwicht bewaren tijdens gemeentefusie bij lokale besturen

Bij zo’n hertekening van het organogram moeten bepaalde rollen ontdubbeld worden. Daarnaast ontstaan er nieuwe rollen, of tijdelijke rollen die nodig zijn om de transitie succesvol te begeleiden.

Bijkomend speelt het delicate evenwicht tussen de verschillende gemeenten: een fusie mag immers niet gelijkstaan aan een overname, zoals bij samensmelting tussen gemeenten van verschillende groottes het risico kan zijn. Die balans vinden is geen sinecure, want elk lokaal bestuur wil zich – samen met zijn inwoners – vertegenwoordigd zien in de nieuwe samenstelling. Toch zijn er voorbeelden van kleinere gemeenten en steden die fusioneren: denk aan Kortessem en Hasselt, of aan Borsbeek dat zich bij Antwerpen voegt.

Objectiviteit bij aanstellingen in nieuw lokaal bestuur

Om het proces vlot te laten verlopen speelt objectiviteit bij gemeentefusies een cruciale rol. Iedereen in de bestaande lokale besturen – ook HR-managers – is echter betrokken partij. Daarom kiezen heel wat gemeenten voor ondersteuning van buitenaf, gedurende een gedeelte van het fusieproces of voor een langere periode in de overgangsprocedure. 

Van tijdelijke vertegenwoordiging tot politieke belangen

Bij Motmans & Partners begeleidde team Public & Social Profit al enkele fusies vanuit zijn expertise. We gaven daarbij de nieuwe organogrammen van fusiegemeenten invulling en ondervonden zo dat elk fusieproces zijn eigen uitdagingen biedt.

Complexe profielen in tijdelijke functies

In Wachtebeke en Lochristi, bijvoorbeeld, drong een moeilijk invulbare vacature in het kader van de fusie zich op. Julie Willems speelde er een rol in de actieve zoektocht naar een tijdelijke stafmedewerker om die fusie te begeleiden. Lochristi, in inwonersaantal bijna driemaal zo groot als Wachtebeke, werd in het proces reeds vertegenwoordigd door twee eigen stafmedewerkers. Ook Wachtebeke wilde zich echter volwaardig kunnen laten representeren. Na een eerste interne invulling werd daarvoor gezocht naar externe kandidaten die de tijdelijke rol zouden kunnen opnemen. “Geen makkelijke opdracht,” stelt Julie, “want het ging om een complex profiel gekoppeld aan heel wat vaardigheden, ervaring en verwachtingen voor een tijdelijke tewerkstelling”.

Uiteindelijk liepen dankzij een gerichte aanpak alsnog enkele zeer kwalitatieve kandidaturen binnen en werd de geschikte persoon gevonden. “Recent kreeg ik bericht dat de voorgedragen kandidaat effectief aan de slag gaat in de nieuwe rol”, vertelt Julie bescheiden. “Eigenlijk heeft ze het onmogelijke mogelijk gemaakt,” stelt teamleider Jeroen Smeulders, “want we leken op zoek naar een speld in een hooiberg”.

Veel talent voor eenzelfde rol

In Pajottegem – een samensmelting van Herne, Galmaarden en Gooik – stelde zich een hele andere uitdaging. Silke Vanheusden begeleidde er de aanstellingsprocedure voor de rol van Algemeen Directeur-Coördinator en voor de rol van Financieel Directeur-Coördinator. Twee Algemeen Directeuren en drie Financieel Directeuren uit de oorspronkelijke besturen toonden ambitie om die rol op te nemen.

Samen met de betrokken burgemeesters werd nagedacht welke criteria beoordeeld zouden worden om te bepalen wie van de kandidaten de nieuwe functie zou uitvoeren. Na een grondige afweging bleek een competentiegerichte aanpak de beste optie. Daarnaast gaven we zelf de aanzet voor een onderbouwd evaluatieproces dat goed onthaald werd door de opdrachtgever. “Toch blijft zo’n aanstelling delicaat”, stelt Silke. “Uiteindelijk stellen interne kandidaten zich kwetsbaar op door hun ambitie te tonen en door deelname aan de proeven. Voor de coördinerende rol hadden alle kandidaten bovendien troeven in huis, gezien hun huidige functie. Het doel van de procedure was dan ook vooral om te bepalen wie van hen het meest geschikt was. We gingen daarom op zoek naar de kandidaat die onder meer het meest kon overtuigen op vlak van visie, samenwerking en – niet onbelangrijk – change management.”

Op politiek niveau staken een aantal extra uitdagingen de kop op. “Aanvankelijk was er een gezonde scepsis”, vertelt Silke. Een van de mandatarissen maakte gebruik van het recht om als waarnemer aanwezig te zijn bij de afname van de proeven. Zo kon hij toezien op het correcte verloop van de procedure. “Na afloop kwam er zelfs expliciete positieve feedback van hem over de degelijke en objectieve aanpak.”

Uiteindelijk kwamen de Algemeen Directeur-Coördinator en de Financieel Directeur-Coördinator uit verschillende fusionerende gemeenten. “Al hoeft dat niet per se iets te zeggen over de definitieve aanstelling van een Algemeen en Financieel Directeur”, aldus Silke. “Daarbij spelen opnieuw andere competenties een rol.”

Begeleiding in elke fase van gemeentefusie bij lokale besturen

Zowel rechtstreeks als via onze samenwerkingen met Poolstok vinden de meeste lokale besturen hun weg naar begeleiding in de werving en selectie van medewerkers bij een fusie, net als ze dat doen voor vacatures voor reguliere aanwervingen.

Organogram, werving en selectie, implementatie

Daarnaast kan Motmans & Partners echter ook begeleiden bij de aanvankelijke vormgeving van organogrammen. De herstructurering van organisaties maakt immers een niet onbelangrijk onderdeel uit van algemene HR-ondersteuning, waarin we erg bedreven zijn.

Ook na de bepaling van alle noodzakelijke posities en bijbehorende competenties kan het waardevol zijn de implementatie en/of invulling van het nieuwe organogram te laten begeleiden door een externe partner. Vaak vergt het een gerichte aanpak om na de fusie een team te maken van de betrokken lokale besturen die samensmelten. Projectmatig werken kan bijvoorbeeld een grote meerwaarde zijn.

Gelijkaardige fusietrajecten in tal van sectoren

In de (semi-)publieke sector en in de sectoren van social profit lopen veel gelijkaardige fusieprojecten, zij het dan niet bij lokale gemeentebesturen. Zo werd bijvoorbeeld in de sector van sociale huisvestingsmaatschappijen al een fusiegolf doorgevoerd. Ook de zorgsector kijkt steeds meer in de richting van samensmeltingen. Vanuit onze uitgebreide ervaring en vakkennis gaan we daar bij Motmans & Partners ook graag mee aan de slag.

Benieuwd wat Team Public & Social Profit kan betekenen voor jouw fusietraject? Lees hier meer of contacteer Jeroen Smeulders via jeroen.smeulders@motmansenpartners.be.

* Daarover lees je meer op de website van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG).