Onboarding: hoe vermijd je dat nieuwe medewerkers van boord stappen?

Preboarding

Sta je er wel eens bij stil dat een nieuwe medewerker in zijn/ haar opzegperiode nog heel erg kwetsbaar is? Dat hij/ zij nog benaderd wordt met mogelijke job opportuniteiten? Dat het alsmaar vaker voorkomt dat de eerste werkdag uiteindelijk niet gepresteerd wordt? Een arbeidscontract kan opgezegd worden. Ook voordat er een dag gepresteerd is. En het gebeurt, zo weten wij uit ervaring. Zorg er daarom voor dat er zo snel mogelijk een band ontstaat en wacht niet met onboarding tot de eerste werkdag. Laat de nieuweling al proeven van de sfeer en bedrijfscultuur door hem/haar uit te nodigen voor een teamdrink. Deel bedrijfsnieuws met haar/ hem. Misschien kan er al een teamvergadering meegepikt worden? Laat de collega’s de persoon in kwestie al toevoegen op LinkedIn. Connecteer! Houd het enthousiasme vast tijdens de opzegperiode! Kleine dingen kunnen daarbij een groot verschil maken.

Introductieplan(ning)

Onboarding is een proces van weken, zelfs maanden, geen geïsoleerd moment. Zorg ervoor dat de organisatie erop voorbereid is. Stel een stappenplan op met acties, ‘owners’ en ‘due dates’. Stel een checklist samen met elementen die in orde moeten zijn voor de eerste werkdag, en met de acties die nadien genomen moeten worden. Niet vergeten voorkomt onzekerheden en frustraties nadien.

Dag 1 van de onboarding

Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker zich onmiddellijk (en echt) welkom voelt, daar draait onboarding om. Maak tijd en laat er tijd voor maken. Een ingerichte werkplek, een e-mailadres en een netwerk login, naamkaartjes,… het zijn allemaal essentiële elementen die zich aan de basis van de Maslow piramide bevinden! Ga verder dan de basics. Zorg voor een warm gevoel. Wat dacht je van een bloemetje met een welkomstkaartje, ondertekend door de nieuwe collega’s? Of een gezamenlijk ontbijt als startpunt? Hoe moet een eerste werkdag er vooral niet uitzien? Alleen op kantoor, zich worstelend doorheen onthaalbrochures, huisreglementen en car policies. Relationele accenten zullen sterker beklijven dan administratieve!

Een pad van geleidelijkheid

Vermijd ‘information overload’, te veel en te snel is niet de beste manier. Specialistische info die niet opgehangen kan worden aan een algemeen kader, zal niet onthouden worden. Volg een trechtermodel: breed en holistisch bij aanvang, specifieker naarmate je vordert. Vergeet ook niet dat dingen die voor bestaande medewerkers vanzelfsprekend zijn, dit bij een nieuwe medewerker mogelijk niet zullen zijn.

Begeleiding bij onboarding

Je weg vinden in een nieuwe organisatie, binnen een nieuwe groep collega’s is voor velen niet evident. Een goede begeleiding of onboarding is daarom van groot belang. Vraag aan een collega van de nieuwe medewerker of hij/zij de nieuweling in de eerste weken als buddy/ mentor/ peter of meter wil ondersteunen. Op die manier verlaag je de drempel voor het stellen van vragen en zorg je er ook ineens voor dat de er contact is tussen collega’s.

Blending

Help de nieuwe medewerker om zich zo snel mogelijk breder in de organisatie te verankeren, om deel te worden van de community. Laat hem/ haar 1-to-1’s inboeken met ‘peers’, met lijnmanagers, met functioneel belangrijke interne stakeholders,… Faciliteer situaties waarin de nieuweling relaties kan ontwikkelen. Laat hem/ haar meetings meevolgen, zorg voor introducties en stimuleer projectmatige betrokkenheid.

Culturele assimilatie

Een organisatie bestaat niet enkel uit structuren, processen, procedures, werkinstructies en formele afspraken. Minstens zo belangrijk om echt deel te worden aanvaard, zijn de ongeschreven regels. Zorg dat de nieuwe medewerker zo snel mogelijk op de hoogte is van de do’s en de don’ts, van stijlverwachtingen, van ongeschreven kledingregels, van de manier waarop er met elkaar wordt omgegaan, en dergelijke.

Blijf beschikbaar

Een lijnmanager die beschikbaar blijft voor een nieuwe medewerker is geen overbodige luxe. Het verstevigt de onderlinge relatie, het stimuleert het wederzijdse begrip en respect, en het zal de toekomstige samenwerking zowel op het vlak van efficiëntie als van effectiviteit ten goede komen. Bij gebrek aan gastvrijheid zou het verblijf wel eens van korte duur kunnen zijn.

Maak verwachtingen duidelijk!

Er is niets zo vervelend als in het ongewisse te zijn over verwachtingen. Wat moet ik concreet doen? Wanneer gaat men vinden dat ik goed bezig ben? Maak van in het begin duidelijke afspraken. Uiteraard rekening houdend met het feit dat het om een nieuwe medewerker gaat. De weg van de geleidelijkheid moet ook hier bewandeld worden.

Opvolging/ happiness-checks

Ook na een succesvolle onboarding is het belangrijk dat de nieuwe medewerker wordt opgevolgd. Hoe ervaart hij/zij de eerste weken? Waar loopt hij/zij tegenaan? Door een goede opvolging kan je tijdig bijsturen, ondersteuning bieden indien nodig en frustraties vermijden. Laat het onboadingsproces deel uitmaken van je integrale talentmanagementaanpak.

Krijg je graag advies over hoe je jouw onboardingsproces kunt verbeteren? Contacteer ons dan vrijblijvend!